Midijob Büro/Office Management (20-25h/Woche) - Quereinstieg möglich

Köln, Germany

Published

04/16/2024

Apply now

Du bist ein Organisationstalent und liebst es, Dinge zu planen? Du hast Lust auf Büro- und Projektmanagement, Terminplanung und -organisation sowie Teamsupport? Du möchtest interne organisatorische Abläufe einer internationalen Agentur kennenlernen? Dann freuen wir uns sehr auf Dich! 

  

DEINE AUFGABEN – DU … 

  • besetzt unseren Empfang indem du das Telefon sowie allgemeine interne Anfragen beantwortest, Gäste begrüßt, Lieferant:innen abwickelst sowie die Poststelle verantwortest. 
  • übernimmst Office Management Aufgaben wie Material- und Getränkebestellungen, Dienstleisterkoordination, Meetingorganisation sowie allgemeine administrative Aufgaben. 
  • entlastest unser Finance Team mit der Überprüfung von Eingangsrechnungen sowie Reisekostenabrechnungen und stehst unseren Beraterteams bei Rechnungsfragen zur Seite. 
  • unterstützt unsere Teams bei der Reiseorganisation, indem du Reiseoptionen recherchierst und Buchungen tätigst. 
  • hilfst bei der internen Eventorganisation sowie gelegentlich als Teamassistenz bei der Erstellung und Gestaltung von PowerPoint Präsentationen. 

  

DEIN PROFIL – DU … 

  • hast ein positives Auftreten, Spaß am Umgang mit Menschen und Kommunikationsstärke. 
  • bist ein Organisationstalent und hast ein großes Verantwortungsbewusstsein. 
  • hast einen sicheren Umgang mit MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). 
  • sprichst Deutsch und idealerweise auch etwas Englisch.
  • PLUSPUNKT: idealerweise erste Erfahrungen im Bereich Office Management oder alternative praktische Erfahrungen im Bereich Organisation, z.B. an einer Hotelrezeption o.ä. 

  

KLINGT NACH DIR? 

Dann bist du bei uns genau richtig! Los geht’s! Wir freuen uns auf deine Bewerbung. 

Du hast noch Fragen? Rufe mich gerne direkt an unter +49 30 20351255. Ich bin Tatjana, deine Ansprechpartnerin. 

  

UNSER PROFIL: 

Wir sind eine der weltweit führenden Kommunikationsagenturen mit Niederlassungen in über 80 Ländern. In Deutschland arbeiten 160 Kolleg:innen unabhängig von einer Practice- und Standortstruktur übergreifend in agilen Teams zusammen. Wir beraten unsere Kund:innen an den Schnittstellen von Wirtschaft, Gesellschaft und Politik umfassend und bieten je nach Problemstellung und Herausforderung individuell zusammengestellte Teams aus unseren Kompetenz- und Skill-Clustern. 

  

Wir verpflichten uns zur Gleichberechtigung aller Mitarbeitenden und sorgen für ein diskriminierungs- und belästigungsfreies Arbeitsumfeld. Alle Einstellungsentscheidungen sind durch die Stellenanforderungen, die individuellen Qualifikationen und den geschäftlichen Bedarf begründet. Alle entsprechend qualifizierten Bewerber werden ungeachtet ihrer ethnischen Herkunft, ihrer Hautfarbe, ihrer Religion, ihres Geschlechtes, ihres Alters, ihrer sexuellen Orientierung, ihrer nationalen Herkunft oder einer Behinderung gleichermaßen für eine Anstellung berücksichtigt. 

#LI-TR1 

We make our careers website accessible to any and all users. If you need an accommodation to participate in the application process, please contact us at JobAppAccommodation@ipgdxtra.com. This email address is not for general employment inquiries or vendors; rather it is strictly for applicants who require special assistance accessing our employment website. Due to volume, messages sent to this email address that are not related to an accommodation cannot be answered.

Similar positions

View all
waves-floating-image

Köln, Germany

Office Management - Teilzeit (Quereinstieg möglich)

Location: Köln

 

Du bist ein Organisationstalent und liebst es, Dinge zu planen? Du hast Lust auf Büro- und Projektmanagement, Terminplanung und -organisation sowie Teamsupport? Du möchtest interne organisatorische Abläufe einer internationalen Agentur kennenlernen? Dann freuen wir uns sehr auf Dich! 

  

DEINE AUFGABEN – DU … 

  • besetzt unseren Empfang indem du das Telefon sowie allgemeine interne Anfragen beantwortest, Gäste begrüßt, Lieferant:innen abwickelst sowie die Poststelle verantwortest. 
  • übernimmst Office Management Aufgaben wie Material- und Getränkebestellungen, Dienstleisterkoordination, Meetingorganisation sowie allgemeine administrative Aufgaben. 
  • entlastest unser Finance Team mit der Überprüfung von Eingangsrechnungen sowie Reisekostenabrechnungen und stehst unseren Beraterteams bei Rechnungsfragen zur Seite. 
  • unterstützt unsere Teams bei der Reiseorganisation, indem du Reiseoptionen recherchierst und Buchungen tätigst. 
  • hilfst bei der internen Eventorganisation sowie gelegentlich als Teamassistenz bei der Erstellung und Gestaltung von PowerPoint Präsentationen. 

  

DEIN PROFIL – DU … 

  • hast ein positives Auftreten, Spaß am Umgang mit Menschen und Kommunikationsstärke. 
  • bist ein Organisationstalent und hast ein großes Verantwortungsbewusstsein. 
  • hast einen sicheren Umgang mit MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). 
  • sprichst Deutsch und idealerweise auch etwas Englisch.
  • PLUSPUNKT: idealerweise erste Erfahrungen im Bereich Office Management oder alternative praktische Erfahrungen im Bereich Organisation, z.B. an einer Hotelrezeption o.ä. 

  

KLINGT NACH DIR? 

Dann bist du bei uns genau richtig! Los geht’s! Wir freuen uns auf deine Bewerbung. 

Du hast noch Fragen? Rufe mich gerne direkt an unter +49 30 20351255. Ich bin Tatjana, deine Ansprechpartnerin. 

  

UNSER PROFIL: 

Wir sind eine der weltweit führenden Kommunikationsagenturen mit Niederlassungen in über 80 Ländern. In Deutschland arbeiten 160 Kolleg:innen unabhängig von einer Practice- und Standortstruktur übergreifend in agilen Teams zusammen. Wir beraten unsere Kund:innen an den Schnittstellen von Wirtschaft, Gesellschaft und Politik umfassend und bieten je nach Problemstellung und Herausforderung individuell zusammengestellte Teams aus unseren Kompetenz- und Skill-Clustern. 

  

Wir verpflichten uns zur Gleichberechtigung aller Mitarbeitenden und sorgen für ein diskriminierungs- und belästigungsfreies Arbeitsumfeld. Alle Einstellungsentscheidungen sind durch die Stellenanforderungen, die individuellen Qualifikationen und den geschäftlichen Bedarf begründet. Alle entsprechend qualifizierten Bewerber werden ungeachtet ihrer ethnischen Herkunft, ihrer Hautfarbe, ihrer Religion, ihres Geschlechtes, ihres Alters, ihrer sexuellen Orientierung, ihrer nationalen Herkunft oder einer Behinderung gleichermaßen für eine Anstellung berücksichtigt. 

#LI-TR1 

We make our careers website accessible to any and all users. If you need an accommodation to participate in the application process, please contact us at JobAppAccommodation@ipgdxtra.com. This email address is not for general employment inquiries or vendors; rather it is strictly for applicants who require special assistance accessing our employment website. Due to volume, messages sent to this email address that are not related to an accommodation cannot be answered.