Midijob Büro/Office Management (20-25h/Woche) - Quereinstieg möglich

Köln, Germany

Published

04/09/2024

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Du bist ein Organisationstalent und liebst es, Dinge zu planen? Du hast Lust auf Büro- und Projektmanagement, Terminplanung und -organisation sowie Teamsupport? Du möchtest interne organisatorische Abläufe einer internationalen Agentur kennenlernen? Dann freuen wir uns sehr auf Dich! 

  

DEINE AUFGABEN – DU … 

  • besetzt unseren Empfang indem du das Telefon sowie allgemeine interne Anfragen beantwortest, Gäste begrüßt, Lieferant:innen abwickelst sowie die Poststelle verantwortest. 
  • übernimmst Office Management Aufgaben wie Material- und Getränkebestellungen, Dienstleisterkoordination, Meetingorganisation sowie allgemeine administrative Aufgaben. 
  • entlastest unser Finance Team mit der Überprüfung von Eingangsrechnungen sowie Reisekostenabrechnungen und stehst unseren Beraterteams bei Rechnungsfragen zur Seite. 
  • unterstützt unsere Teams bei der Reiseorganisation, indem du Reiseoptionen recherchierst und Buchungen tätigst. 
  • hilfst bei der internen Eventorganisation sowie gelegentlich als Teamassistenz bei der Erstellung und Gestaltung von PowerPoint Präsentationen. 

  

DEIN PROFIL – DU … 

  • hast ein positives Auftreten, Spaß am Umgang mit Menschen und Kommunikationsstärke. 
  • bist ein Organisationstalent und hast ein großes Verantwortungsbewusstsein. 
  • hast einen sicheren Umgang mit MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). 
  • sprichst Deutsch und idealerweise auch etwas Englisch.
  • PLUSPUNKT: idealerweise erste Erfahrungen im Bereich Office Management oder alternative praktische Erfahrungen im Bereich Organisation, z.B. an einer Hotelrezeption o.ä. 

  

KLINGT NACH DIR? 

Dann bist du bei uns genau richtig! Los geht’s! Wir freuen uns auf deine Bewerbung. 

Du hast noch Fragen? Rufe mich gerne direkt an unter +49 30 20351255. Ich bin Tatjana, deine Ansprechpartnerin. 

  

UNSER PROFIL: 

Wir sind eine der weltweit führenden Kommunikationsagenturen mit Niederlassungen in über 80 Ländern. In Deutschland arbeiten 160 Kolleg:innen unabhängig von einer Practice- und Standortstruktur übergreifend in agilen Teams zusammen. Wir beraten unsere Kund:innen an den Schnittstellen von Wirtschaft, Gesellschaft und Politik umfassend und bieten je nach Problemstellung und Herausforderung individuell zusammengestellte Teams aus unseren Kompetenz- und Skill-Clustern. 

  

Wir verpflichten uns zur Gleichberechtigung aller Mitarbeitenden und sorgen für ein diskriminierungs- und belästigungsfreies Arbeitsumfeld. Alle Einstellungsentscheidungen sind durch die Stellenanforderungen, die individuellen Qualifikationen und den geschäftlichen Bedarf begründet. Alle entsprechend qualifizierten Bewerber werden ungeachtet ihrer ethnischen Herkunft, ihrer Hautfarbe, ihrer Religion, ihres Geschlechtes, ihres Alters, ihrer sexuellen Orientierung, ihrer nationalen Herkunft oder einer Behinderung gleichermaßen für eine Anstellung berücksichtigt. 

#LI-TR1 

We make our careers website accessible to any and all users. If you need an accommodation to participate in the application process, please contact us at JobAppAccommodation@ipgdxtra.com. This email address is not for general employment inquiries or vendors; rather it is strictly for applicants who require special assistance accessing our employment website. Due to volume, messages sent to this email address that are not related to an accommodation cannot be answered.

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Toronto, Ontario, Canada

Administrative Assistant

Weber Shandwick is looking for an Administrative Assistant to support a senior leadership team.

You will possess strong organizational skills and familiarity with a fast-paced, deadline-oriented environment. Due to the nature of the work, you must have meticulous attention to detail and be able and eager to juggle multiple responsibilities. You will be tasked with supporting key administrative activities including but not limited to managing calendars, expenses, coordinating travel, and working in close partnership with the executives to track new business efforts and opportunities.

Responsibilities include but are not limited to:

  • Calendar management
  • Expense reporting
  • Meeting support and logistics event planning
  • Presentation design
  • General administrative and telephone support
  • Coordinating with Finance and HR and management of contacts
  • Other special projects as assigned
  • Scheduling and coordinating travel arrangements

Qualifications

  • 1-2 years of experience supporting C-Suite executives.
  • Must be technically savvy– Proficient in MS Office Suite 
  • Smart, self-starter, resourceful and ready to jump in
  • Additional Qualifications:
    • Client service experience a plus
    • Extreme attention to detail, ability to multi-task and juggle priorities
    • Articulate, professional phone presence with a positive attitude and excellent communication skills
    • Thrive in a fast paced environment and be solution-oriented

The Weber Shandwick Collective recognizes that your health and wellbeing are a priority. This is why we offer a full suite of benefits including:

  • Medical
  • Dental
  • Vision
  • RRSP (with employer match)
  • Tuition Reimbursement
  • Juice Money – $60 monthly reimbursement to be used towards purchases that nourish your health, mind, body, and soul
  • Bring Your Own Device (BYOD) – $50 monthly cell phone reimbursement
  • MyDays – Flexible time off
  • Short-Term Disability
  • Paid Parental Leave Policy

Weber Shandwick is proud to be an Equal Opportunity/Affirmative Action employer. Weber Shandwick recruits qualified applicants without regard to race, colour, religion, gender, age, ethnic or national origin, physical or mental disability, sexual orientation, gender identity, marital status or citizenship status.

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Köln, Germany

Office Management - Teilzeit (Quereinstieg möglich)

Location: Köln

 

Du bist ein Organisationstalent und liebst es, Dinge zu planen? Du hast Lust auf Büro- und Projektmanagement, Terminplanung und -organisation sowie Teamsupport? Du möchtest interne organisatorische Abläufe einer internationalen Agentur kennenlernen? Dann freuen wir uns sehr auf Dich! 

  

DEINE AUFGABEN – DU … 

  • besetzt unseren Empfang indem du das Telefon sowie allgemeine interne Anfragen beantwortest, Gäste begrüßt, Lieferant:innen abwickelst sowie die Poststelle verantwortest. 
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  • entlastest unser Finance Team mit der Überprüfung von Eingangsrechnungen sowie Reisekostenabrechnungen und stehst unseren Beraterteams bei Rechnungsfragen zur Seite. 
  • unterstützt unsere Teams bei der Reiseorganisation, indem du Reiseoptionen recherchierst und Buchungen tätigst. 
  • hilfst bei der internen Eventorganisation sowie gelegentlich als Teamassistenz bei der Erstellung und Gestaltung von PowerPoint Präsentationen. 

  

DEIN PROFIL – DU … 

  • hast ein positives Auftreten, Spaß am Umgang mit Menschen und Kommunikationsstärke. 
  • bist ein Organisationstalent und hast ein großes Verantwortungsbewusstsein. 
  • hast einen sicheren Umgang mit MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). 
  • sprichst Deutsch und idealerweise auch etwas Englisch.
  • PLUSPUNKT: idealerweise erste Erfahrungen im Bereich Office Management oder alternative praktische Erfahrungen im Bereich Organisation, z.B. an einer Hotelrezeption o.ä. 

  

KLINGT NACH DIR? 

Dann bist du bei uns genau richtig! Los geht’s! Wir freuen uns auf deine Bewerbung. 

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UNSER PROFIL: 

Wir sind eine der weltweit führenden Kommunikationsagenturen mit Niederlassungen in über 80 Ländern. In Deutschland arbeiten 160 Kolleg:innen unabhängig von einer Practice- und Standortstruktur übergreifend in agilen Teams zusammen. Wir beraten unsere Kund:innen an den Schnittstellen von Wirtschaft, Gesellschaft und Politik umfassend und bieten je nach Problemstellung und Herausforderung individuell zusammengestellte Teams aus unseren Kompetenz- und Skill-Clustern. 

  

Wir verpflichten uns zur Gleichberechtigung aller Mitarbeitenden und sorgen für ein diskriminierungs- und belästigungsfreies Arbeitsumfeld. Alle Einstellungsentscheidungen sind durch die Stellenanforderungen, die individuellen Qualifikationen und den geschäftlichen Bedarf begründet. Alle entsprechend qualifizierten Bewerber werden ungeachtet ihrer ethnischen Herkunft, ihrer Hautfarbe, ihrer Religion, ihres Geschlechtes, ihres Alters, ihrer sexuellen Orientierung, ihrer nationalen Herkunft oder einer Behinderung gleichermaßen für eine Anstellung berücksichtigt. 

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